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    如何强化与控制连锁店总部的采购功能

    文章关键字:采购管理    作者:互联网    发布时间:2018-12-22 10:42:13   我要评价
    连锁店总部的采购功能是运作连锁企业的核心功能,强化采购功能并对其实施严格的控制,是每一个连锁企业需要高度重视的。
    一、强化采购功能的两种主要方法
    针对目前我国许多连锁企业采购业务运转的实际,提出两种方法作为大家的参考。
    1、制定供货商准入制度
    绝大多数中国的连锁企业中,每天采购部里供货商客户盈门,一片嘈杂,给人一种无序的印象,但其中工作效率并不高。造成此种状况的原因是,许多供货商并不是符合连锁企业条件的供货商,但我们已花费了大量时间进行了接触交往,结果对双方都一无所获。因此要提高采购业务部的工作效率,就需要制定一个供货商的准入制度,即在进入正式谈判之前,制定这样一个制度,告知连锁企业要求供货商配合做到的基本交易条件,如供货商作出承诺即可安排正式的交易谈判。这种方法可以制度的形式选不合格的供货商,使业务谈判程序化并提高效率。
    2、制定对供货商接待与信息反馈的时间制度
    我们许多的连锁企业以公司的作息时间作为供货商的接待时间,这样就客观上造成一种事实,采购业务部每天都在接待供货商,其工作人员根本无时间去进行市场调查,下门店了解商品的适销率、商品价格、竞争对手的商品线组合和价格线组合,而是把大量时间花在供货商接待上,缺乏时间对市场进行了解。所以在制度上进行规定,规定接待进货商的时间,这种时间一般以一周2天为好,余出3天让采购业务人员进行市场调查和制定采购计划,这也是提高采购业务工作质量的时间上的保证。提高采购工作效率很重要的一环是对供货商信息反馈的时间承诺,即对新的供货商提供的商品,或对原有供货商的新品是否能进入连锁公司的采购系统,要制定时间规定,不能让供货商无限期等待,无这种时间承诺制往往会失去许多商机,也会造成采购业务人员工作的低效率化。
    二、采购业务部的程序化分段控制法
    我国许多连锁企业中现行的采购业务流程必须改变,这种流程的缺点是,单人的全过程操作,虽然最后由总经理决定,但往往是形同虚设的,而最大的缺陷是,缺乏监督和控制,如控制不当会造成对连锁企业的灾难性后果。如在我国一些连锁企业中已有一些现象值得深思,如采购部业务人员具有供货商公司的股权,对供货商付款由采购部说了算,公司交易条件的回扣等等,如不加强对采购业务部门的控制,连锁企业就不可能良性发展。所以对采购业务部门的控制必须在制度上和程序及操作上作出界定。我们可按采购业务的流程,作如下的分段控制。
    1、采购谈判,即由专人负责与供货商的谈判,这种谈判按公司制定的供货商文件进行,并按供货商文件与供货商签订采购合同。公司要专门培养一批谈判高手,使之成为真正的买手,这与公司的利益十分有关。
    2、按合同订货。在完成了订货合同后,采购业务部第二批专人开始按照合同,并根据各连锁门店的销售情况向供货商发出送货指令,这种指令的发出不要认为是很简单的事,必须要考虑许多综合的因素,如销售量与周转量的平衡,供货商最低与最高送货批量、送货的间隔时间与频率等。
    3、与供货商的服务配合与监督。供货商的商品进入连锁公司后,采购业务部要有专人对商品在各个环节的运转进行监督与控制,对供货商的服务既要进行配合,也要进行考核与评价,以此作为公司制定对不同类型供货商的政策。

    4、付款。采购业务部会同财务部按照订货合同,参照供货商服务配合和其他方面的考核标准对供货商进行付款。

    以上这种程序化的分段控制方法,把采购过程分解成四个阶段,并进行专业化分工的操作,既能通过专业化分工提高连锁店总部的采购功能与采购效率,又能通过各个环节的互相监督与控制,达到对采购业务部的有效控制。

    对采购业务而言,光片面强调控制是不够的,因为这是一个变化最多端的领域,个人的素质和才华在这一领域是很容易得到发挥的,要强化总部的采购功能,首先要选好人才,光是听话的而无创造力的人对连锁企业长期发展不利,而具有创造力的人往往又会使人感到无法控制。因而一般观点是,建立采购系统的制度是为了达到有效控制,但对采购业务人员的选用,老总们应超越自我,以素质和才华为重,因为只有具有创造力的业务人员才可能为企业创造财富,况且良好的企业制度可以规范他们本身的行为。
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